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讲好ppt的三个s

发布时间:2018-05-31 08:59:47 点击量:

PPT是PowerPoint缩写。PowerPoint可以拆开成两个字:一个是Power(力量),一个是Point(观点),合起来就是:有力量的观点。把PPT讲好,就是要清晰、明白地传递有力量的观点。

这里有个重要的观念要先说一下。把PPT讲好是为了清晰传递观点,而非说服观众。我最近在看万维钢的《高手》,书中有篇文章我觉得说的很有道理。他说可以把任何一件事理解为一个系统,而任何一个系统都不是凭空存在于真空当中的,都要受各种因素的影响。这里面的因素,有些是人能控制的,有些是不能控制的。人能控制的部分,可以称为内部因素,不能控制的部分,可以称为外部因素。相对应的,可以把任何一件事的目标拆解为两个部分:外部目标和内部目标。外部目标是指把这件事最终做成,内部目标是把个人能掌握的部分做到想要的程度。这样做的好处很明显:聚焦于个人无法掌控的外部目标,对最终目标的实现没有什么帮助,还会增加无谓的焦虑。而如果聚焦于内部的目标,全力把自己能做的事做好,反而能让人减少焦虑,一步一个脚印地向目标迈进。举个例子。你的成绩很优秀,在班上基本属于前三,这次期末考试很重要,你的目标是考第一。你能不能考第一既取决于你的复习和临场发挥,也跟别人的复习和发挥有关(别人如果复习得很好,又超常发挥,就没你什么事了)。你正确的做法是定好复习计划,再按部就班地扎实做好每一步,这是你的内部目标。别人复习得怎么样、是否超常发挥等就是外部目标相关的因素,你掌控不了,所以就不应该去关注。过分关注别人准备怎么样,去留意别人买了什么资料,和谁一起学习等等,反而不利于最终目标的实现。同样的道理,清晰、有力地传递PPT观点是演讲的内部目标,而最终说服别人是外部目标,演讲者应该把注意力聚焦在内部目标上面。

工作场合的PPT一般可以分为两种类型:介绍情况(事物)型和亮明观点(结论)型。仔细观察每一页PPT,你会发现它们基本都属于这两种类型中的一种。下面分开来描述如何把这两类片子讲好。

讲好介绍情况(事物)型的PPT

这类PPT很常见,向领导汇报一个他不知道的问题、介绍某个方案/项目,都属于这种类型。比如下面所示的PPT:

这种PPT有什么“玄机”?怎样把这样的片子讲好?拆开来看,它们一般都包含背景、冲突、问题、方案四个部分。以上图为例。左上角的一段文案就包含了很多信息。“新零售时代下,线上线下业务加速融合发展”,说的是背景;“对企业的精细化运营也提出了更高要求”,说的是冲突,线上线下融合发展的要求和企业的粗放的运营现状形成了矛盾;“如何借助有效的数据分析工具,准确洞察企业业务,实时监控产品销量并有效提升产品转化率,成为企业转型升级的当务之急”,这说的是问题,冲突有了,问题就自然而然地产生了。右边的图表,说的是他们的方案。这部分稍微隐晦一些(主要是因为这是他们方案的开头,后面还有详述内容),用图示的方式潜在地说明了方案的优点。

同样的道理,如果你要向领导做个汇报、说明一个问题,也可以应用这个套路。先说问题发生的背景(场景),再说冲突是什么,产生了什么问题,最后再亮出你的方案,一个结构清晰的汇报就搞定了。

这个套路非常有用。仔细观察,你会发现大到几百页的年终汇报,小到几十秒的电梯演讲,都可以使用。反复练习,熟练掌握,一定受益匪浅。

讲好亮明观点(结论)型的PPT

这类PPT一般是为了说明某个结论(观点)。把它拆开来看,会发现这样的PPT一般都包含三个部分:观点(结论)、理由、事实(见图2)。怎样把这类PPT讲好?我的建议是要做到一个突出、要个要素。一个突出,说的是观点突出;两个要素,指的是讲解每页PPT的时候,都把理由、事实这两个要素说清楚。

讲好ppt的三个s(图1)

图2:亮明观点(结论)型的PPT

图2是一张非常典型的PPT。它完整包含了观点、理由、事实三个部分。最上面的标题就是这页片子的观点。右边的部分是用来支撑观点的理由,左边的图表是相关的数据,可以理解为事实。一页观点型的PPT是否合格,可以依据这几个要素去检核,如果发现有缺失、遗漏,就说明这份PPT不够好,更常见的批评是“感觉挺乱的”、“逻辑不够清晰”等。这样的片子怎样才能把它讲清楚呢?我的建议分成三个步骤。

第一步,结论先行。PPT大多用在商务场合,效率是生命,最好的方式是开门见山。要大声、清晰地把这一页片子的观点讲出来。说完结论之后要适当停顿,营造节奏感。要让观众能通过演讲者声调、语气的变化清晰明白地察觉出这是演讲者的观点(结论)。

第二步,逻辑递进。讲完结论之后,接下来就要说理由了。即,支撑结论的理由有哪些?作者为什么会这么认为?有什么道理?值得说明的是,理由不是随机排列的,应该遵循一定的逻辑顺序。常见的逻辑顺序有两种——演绎顺序和归纳顺序。

演绎是一种从普遍性的理论和知识出发,去认识个别的、特殊的现象的论证推理方法。最常见的是“三段论”(大前提、小前提、结论)。例如:所有的人都会死(大前提),苏格拉底是人(小前提),所以苏格拉底会死(结论)。如果理由部分使用的是演绎,那么就要把大前提、小前提、结论交代清楚。

归纳是从个别的事物中概括出一般性概念、原则或结论的方法。简单理解就是穷举现象,得出规律。如果理由部分使用的是归纳,这些理由也应该遵循一定的顺序。商务场合常见的是按重要性排序。即,先说重要的理由,后说相对不重要的理由。

第三步,形成闭环。理由交代清楚后,这页片子就基本说清楚了。为了强化观众的印象,可以再次强调、声明一下观点,形成闭环。为了不显得过于机械,形成闭环的时候可以换一种方式表达,只要把结论清晰地说出来就行了。

PPT要足够Power(有力量),除了内容要讲清楚之外,演讲者的临场发挥当然也是关键一环。对于如何演讲,市面上的理论汗牛充栋。我也不是这方面的专家,从实践角度,我提炼了3S工具。做到这3个S,就已经是很好的表现了。

第一个S(Speak slowly),语速要慢。惜字如金的演讲者很少见,滔滔不绝的演讲者则屡见不鲜。有的人,第一句话就是“我简单讲两句”,然后一讲就是几个小时。这类人还生怕别人不能理解他的“深刻思想”,语速往往快得像机关枪一样。听语速快的人演讲非常难受,也很累,因为观众的注意力必须时刻高度集中,长时间保持专注是很难、也是很累的事情。更重要的是,语速过快,观众会下意识地认为演讲者很慌乱,会认为他没底气、没准备好。这方面我们要向政要学习,仔细观察电视里的大领导讲话,无一例外都是字正腔圆、惜字如金的,给人以沉稳、靠谱的印象。

第二个S(See your audience),观察观众。说的是在演讲的时候要注意观察观众。眼神游离、茫然四顾是不自信的表现。要注意观察观众的表情,从表情判断观众是否真的理解了内容。如果没有理解,则要适时调整、做适当的强调或者补充等等。高明的演讲者都是依据观众的反应来调整内容的,观众能理解且表现出兴趣的部分,就多讲一点;不理解,或者表现出漠不关心的部分,可以删减或者干脆一笔带过。总之,演讲不应该是独角戏,而应该是和观众互动的过程。

第三个S(Show your map),显示地图(展示结构)。PPT如果比较长,要在整体上突出片子的结构,在关键节点要做适当内容连接,帮助观众建立内容的整体框架、突出要点。好的演讲者,应该像个导游,演讲内容就是一张地图,每到了一个关键地点,他应该提示一下大家我们要去哪里,我们现在到哪里了。这样的演讲,展现给观众的是一副立体的画面,结构清晰、要点突出,更便于观众理解。

以上是我对如何讲好工作PPT的分享,今天就到这里。


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